9 tips voor het samenstellen van een gebalanceerd bestuur

Veel bewonersorganisaties hebben moeite om hun bestuursfuncties te vervullen. In dit artikel geeft social innovator Glenn van Vleuten 9 tips voor het samenstellen van een gebalanceerd bestuur.

1. Denk na over de inhoud van de bestuursfunctie

Een vaak gehoorde klacht is van bewonersinititatieven is dat ze geen goede bestuursleden kunnen vinden. Sommige functies in een bestuur zijn ook inderdaad moeilijk in te vullen. De crux zit in het woordje ‘goed’. Vaak is bij initiatieven onvoldoende nagedacht over de inhoud van de bestuursfunctie. De praktijk leert dat veel mensen bereid zijn om zitting te nemen in een bestuur, mits taken en verantwoordelijkheden aansluiten bij hun competenties, de werkbelasting past binnen hun persoonlijke mogelijkheden en de ambities aansluiten bij hun drijfveren.

2. Zorg dat belangen van bestuursleden matchen met het initiatief

Het wil nog wel eens misgaan als personen benaderd worden voor een bestuur, omdat ze bijvoorbeeld een groot netwerk hebben of vroeger een voorname positie hadden. Er wordt dan te weinig gekeken naar wat goed is voor het initiatief en teveel naar namen en gezichten. Aan de andere kant laten mensen zich te snel verleiden zitting te nemen in een bestuur omdat het goed staat op hun CV of omdat het fijn is gevraagd te worden. Allemaal begrijpelijke overwegingen, maar het is de vraag of die belangen matchen met de opgave van het initiatief. Bestuurslid zijn is niet vrijblijvend. Je wilt iets mogelijk maken voor de lokale samenleving en ervoor zorgen dat dat goed geregeld is. Het managen van individuele belangen past daar doorgaans slecht bij.

3. Bestuurslid zijn is niet vrijblijvend

Het samenstellen van een bestuur is een spannend samenspel tussen wat goed is voor de organisatie of iemand past binnen de organisatie en wat iemands persoonlijke ambities zijn. Je bent als initiatief op zoek naar het bestuur dat bij de doelstelling en cultuur van de organisatie past. Kandidaat-bestuursleden zijn op zoek naar de functie en organisatie die bij hen past. Het moet een win-win situatie zijn. Eigenlijk is het niet anders dan een sollicitatieprocedure. Wanneer je dit goed aanpakt ontstaat in het bestuur een goede mix van kwaliteiten en persoonlijkheden. Waarbij het bestuur aan de ene kant ‘in balans’ is en er aan de andere kant sprake is van een ‘gezonde spanning’.

4. Stel een bestuursprofiel samen op

Het is altijd raadzaam om samen een profiel op te stellen voor de samenstelling van het bestuur en de individuele functies. Dat profiel is het beste op te stellen wanneer je als initiatiefnemers met elkaar in gesprek gaat over waar je naartoe wilt werken. Wat is het punt op de horizon? Wie willen we zijn? Waar liggen kans om de buurt te betrekken? Waar zit de gemeenschappelijkheid? Wanneer je vervolgens terugredeneert naar wat nodig is om dat punt te bereiken, vloeit daar vanzelf een gewenste omvang en kwaliteit van het bestuur en haar functies uit voort.

5. Niet alle functies hoeven vervuld

Het kan zijn dat het bestuur er door samen in discussie te gaan anders uitziet dan verwacht. Zo kan het zijn dat niet iedereen uit de wijk afkomstig is. Daarnaast hoeven niet altijd alle bestuursfuncties ingevuld te worden. Soms kan iets part-time gebeuren of zelfs geheel buiten de deur gelegd worden. Denk aan de rol van  penningmeester die wordt belegd bij een accountskantoor. De keuze hangt dus sterk af van waar je met het initiatief naar toe wilt en de kwaliteiten die daarvoor nodig zijn.

6. Weet wanneer je af moet treden

Normaal gesproken kent een bestuur een rooster van aftreden: doorgaans zijn bestuursleden om de vier jaar herverkiesbaar voor een tweede en vaak laatste termijn. Een bestuur dat al lang zit kan prettig zijn. Zij kennen de historie, weten tot in detail hoe zaken geregeld zijn en waarom dat zo is afgesproken. Hierin schuilt echter gelijk een gevaar. Er kunnen gewoonten en rituelen ontstaan, de scherpte raakt eruit. Ruimte voor nieuwe inzichten is beperkt omdat we het nu eenmaal zo doen.

7. Kijk kritisch naar jezelf en elkaar

Blijf als bestuur kritisch naar het eigen functioneren kijken. Ga eens een dag de hei op om alleen stil te staan bij hoe het loopt. Vergeet daarbij ook niet de successen te delen. Laat een derde eens met een frisse blik meekijken over hoe je het doet en waar verbetering mogelijk is. Ga ook eens op bezoek bij andere buurtinitiatieven om je gedachten te scherpen. Vaak werkt het beter om juist ervaringen op te halen bij compleet andere initiatieven. Teveel van hetzelfde zorgt voor het recyclen van herkenbare knelpunten met als indruk ‘dan doen wij het zo slecht nog niet’.

8. Manage je gevoel

Juist waar sprake is van een formele verantwoordelijkheid zoals bij een bestuur is de neiging groot om vooral afwegingen op basis van ratio te maken. Staat het in de statuten? Hebben we er middelen voor? Terwijl het ‘managen’ van het gevoel even belangrijk is. Heb ik het als bestuurslid nog naar mijn zin? Zijn vergaderingen leuk en inspirerend? Houden we elkaar scherp? Hebben we het idee dat we nog groeien?

9. Laat het bestuur mee veranderen met het initiatief

De samenstelling van een bestuur en de duur ervan kan het beste in het licht gezien worden van de fase waarin het initiatief zich bevind. Start je net en zit je nog in de pioniersfase, is het wenselijk veel ‘bouwers’ in het bestuur te hebben. Ben je al een paar jaar bezig dan kunnen ‘beheerders’ het aangewezen type zijn om goed op de winkel te passen. Soms kunnen de omstandigheden veranderen en vraagt dat om een ander bestuur. Een mooi praktijkvoorbeeld is een zelfbeheerinitiatief in Venray waar om de volgende stap te zetten, het volledige bestuur plaats heeft gemaakt voor vers bloed. In een ander voorbeeld wordt een nieuw buurthuis gerealiseerd als onderdeel van een multifunctioneel centrum. De veranderde opgave en verhoudingen maken dat het oude bestuur haar functie heeft neergelegd, omdat het naar eigen zeggen niet de juiste competenties voor de nieuwe opgave beschikte.

Gerelateerd