Administratieve organisatie

Wie is waarvoor bevoegd binnen een bewonersinitiatief? Welke afspraken zijn er over het geven of aannemen van geschenken? Welke eisen stel je aan de volledigheid en controleerbaarheid van je informatievoorziening? Wat is je procedure voor het maken van het jaarverslag? Het antwoord op vragen als deze liggen aan de basis van je administratieve organisatie.

Meer dan alleen geld

Bij administratie zijn we gauw geneigd alleen aan geld te denken. Maar naast financiële administratie bestaat er ook een voorraadadministratie, debiteurenadministratie, administratie van (ver)huurcontracten, goederenstromen en dergelijke. Ook de postbehandeling en de archivering zijn vormen van administratie. Al die administraties hebben gemeen dat ze gericht zijn op informatiebehandeling. “Administreren is het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen en functioneren van een organisatie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd”, luidt een gangbare definitie.

Organisatie van de informatievoorziening

Administratieve organisatie staat voor alle administratieve functies, regelingen en procedures binnen je organisatie, die samen zorgen voor een adequate registratie. Een goede administratieve organisatie zorgt er bijvoorbeeld voor dat de penningmeester het budget kan bewaken, omdat is geregeld dat deze bij begrotingsoverschrijdingen altijd direct wordt geïnformeerd. Of dat er geen onterechte uitgaven worden gedaan, omdat de betalingsprocedure is gekoppeld aan wie bevoegd is om uitgaven te doen. Bij administratieve organisatie gaat het erom antwoorden te vinden op de wat-, wie- en hoe-vraag:

• Wat. Welke informatie is nodig?
• Wie. Wie zorgt ervoor dat die informatie er komt
• Hoe. Hoe kan die informatie zo betrouwbaar mogelijk ter beschikking komen?

Een administratieve organisatie ziet er voor elk bewonersinitiatief anders uit. Op dorpshuizen.nl vind je een overzicht van de functies, regelingen en procedures waarin een organisatie over het algemeen in kan voorzien.