Evenementen organiseren

Er kan veel misgaan bij de organisatie van een evenement voor je bewonersinitiatief. Iets vergeten doet niet alleen afbreuk aan de kwaliteit van je buurtfeest, jubileum of karaokeavond, maar levert in de ergste gevallen  financiële tekorten op of gevaarlijke situaties voor bezoekers. Het is daarom belangrijk overzicht te krijgen en te houden in wat er moet gebeuren en wat al gebeurd is. Een goed middel daarvoor is het draaiboek en het stappenplan evenementen.

Draaiboek

In een draaiboek noteer je welke taken er op welk moment door wie moeten worden gedaan. Op elke vergadering wordt het draaiboek bekeken. Taken die zijn afgerond krijgen de vermelding ‘gedaan’. Nieuwe taken worden toegevoegd. Ook daar wordt weer aangeven wie verantwoordelijk is en wanneer de taak klaar moet zijn. Door geregeld een nieuwe versie te maken is er steeds een goed overzicht van de stand van zaken. Gooi oude versies van het draaiboek direct weg!

Stappenplan

Een draaiboek is pas nuttig wanneer je van tevoren goed bedenkt wat er voor de organisatie van een evenement allemaal moet gebeuren. Het stappenplan evenementen kan daarbij helpen. Daarnaast is het aan te raden mensen in te schakelen die ervaring hebben met evenementen. Wees ook niet bang in een vroeg stadium te informeren bij de gemeente. Dit kan nare verrassingen voorkomen met bijvoorbeeld vergunningen.

Programmering

In tegenstelling tot evenementen die vaak op zichzelf staan is een programma een aanbod van samenhangende activiteiten. Het opstellen van zo’n programma noem je programmeren, naar goed gebruik in de theaterwereld. Als bestuur kun je om verschillende redenen besluiten een programma aan te bieden. Misschien is er een enthousiaste culturele- of activiteitencommissie. Een sterke vraag vanuit je publiek. Of een overeenkomst met de gemeente. De aanleiding kan van invloed zijn op de inhoud van de programmering. Bij een bewonersinitiatief wordt de programmering vaak gedaan door de culturele commissie of de activiteitencommissie. Omdat in een groep mensen altijd meerdere inzichten en voorkeuren bestaan, is het voor een samenhangend programmabeleid nodig om een en ander goed door te spreken en vast te leggen.

Op dorpshuizen.nl wordt uitgelegd wat er allemaal komt kijken bij het samenstellen van een (cultureel) programma.

Gerelateerd